Tool di Task Management - Come non schiantarsi male ūüėä

Tool di Task Management - Come non schiantarsi male ūüėä

Lo stai facendo nel modo giusto?

In questo articolo vedremo:

  • 3 classi di tool per la gestione di task
  • qualche tip & trick¬†per ciascuna categoria
  • quando va bene quale

Non fermatevi a guardare le immagini dei tool, i consigli sono nel testo ;)

Le tre classi

Classe 1 - Team Work

Caratteristiche principali della situazione in cui vanno bene i tools di tipo "Team Work":

  • Attivit√†¬†non ripetitive¬†- il team utilizza le proprie competenze per sviluppare qualcosa di nuovo oppure per affrontare task complesse e differenti di volta in volta. Non si tratta di ripetere ad oltranza la stessa attivit√†
  • Lavoro¬†di squadra¬†- √® utile / importante che tutto il team possa avere visibilit√† sulle task di ciascuno ed √® spesso utile / necessario lavorare in pi√Ļ d'uno sulla stessa task
  • Necessit√† di¬†prioritizzare¬†- altrimenti si pu√≤ far benissimo a meno della board e dedicare il tempo a lavorare :) ma diciamocelo, quando non serve prioritizzare?¬†Pareto¬†docet

Tools di questa categoria: Trello-like

Beh fighissimo Trello. Ma va sempre bene? Assolutamente no, e ho visto infiniti schianti di team o persone che provano ad utilizzare Trello a sproposito¬†ūüėä

Alcuni presupposti per cui l'implementazione funzioni sono:

  • Avere un responsabile di board, che
    • definisca le regole di utilizzo (ogni colonna che scopo ha, chi sposta le card, sempre scadenziare le card, sempre prioritizzare le card)
    • la monitori, io ad esempio¬†volo¬†con¬†https://ollertapp.com/¬†
    • e richiami all'ordine!! la chiave √® responsabilizzare ciascuno e rendere la board self managed, ma soprattutto all'inizio serve una buona dose di supervisione.¬†Card Aging¬†√® fantastico per evidenziare al team le card che rimangono bloccate

P.s. se la complessit√† e la struttura del team cresce, √® necessario utilizzare tools che prendano in considerazione le interdipendenze fra task e permettano clusterizzazioni pi√Ļ complesse.

ClickUp è qua la mia proposta, il loro claim è "One app to replace them all" 

Jira e simili: se possibile, state alla larga

Classe 2 - 1to1 

Questi vanno bene per registrare e gestire gli argomenti, idee e temi che dovete affrontare con qualcuno. Qualcuno con cui avete un confronto ricorrente e un volume consistente di argomenti. Si tratta di solito o del vostro capo o di vostri collaboratori.

In questa classe, the simplest the best, per questo il benchmark della categoria è Workflowy

Va bene per tutto? Assolutamente no. E' ok per

  • gestione¬†ordine del giorno
  • no prioritizzazione¬†necessaria fra i vari argomenti
  • numero molto limitato di topics¬†nel sistema in un dato momento
  • 2 persone o¬†team molto piccolo¬†coinvolto

Qua un solo consiglio: disciplina all'infinito nel segnare tutto qua e nello smarcare tutto ad ogni sessione. 

Ah ma qual è lo scopo del 1to1? E' quello di cadenzare la comunicazione in azienda quando il crescere delle dimensioni del team, quando comunicare "live" diventa un blocker alla produttività. E allora ci si accorda "confrontiamoci daily / 2 volte a settimana / 1 volta a settimana" ed è fondamentale arrivare preparati all'incontro.

Qua vi giocate il tool di 1to1.

Classe 3 - Mind Map

Abbiamo visto come gestire team, anche grandi e complessi. Come gestire rapporti singoli. E per noi stessi?

Io mi trovo molto bene con¬†Mindmeister¬†per gestire tutte le aree della mia vita con mappe concettuali¬†ūüėä

Si va dalle priorità di lungo periodo nella vita, all'organigramma, agli obiettivi della settimana e del mese, alla mappatura dei file relativi ad un dato argomento, la lista degli adempimenti burocratici dell'anno.

La qualunque. Super consigliato.

Quindi?

Abbiamo visto che ci sono diverse classi di tool in base al tipo di struttura sociale che vanno a gestire:

  • rapporti many to many
  • (rapporti 1 to many l'ho volutamente saltata perch√® significa che state broadcastando verso il team e non vi interessa la risposta e le interazioni fra team members. mandate una mail che va benissimo)
  • rapporti 1to1
  • rapporti con s√® stesso¬†

Ah e ricordatevi se non prioritizzate bene il task management non serve a niente :)